Regulamin Ogólnopolskiego Konwentu Miłośników Fantastyki „POLCON” i Nagrody Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla

Rozdział I
Postanowienia ogólne

§ 1
Przedmiot Regulaminu

Niniejszy Regulamin uchwalony przez Forum Fandomu, zwany dalej „Regulaminem” określa zasady, zakres i warunki organizacji Ogólnopolskiego Konwentu Miłośników Fantastyki POLCON, Forum Fandomu i przyznawania Nagrody Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla.

§ 2
Definicje

Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

Akredytacja pełna  –  opłata uprawniająca do pełnego udziału w Polconie.
Akredytacja wspierająca  –  opłata uprawniająca do otrzymania materiałów Polconu i do wzięcia udziału w wyborze laureatów Nagrody drogą korespondencyjną.
Forum Fandomu  –  odbywające się w ramach Polconu zebranie fanów, otwarte dla wszystkich osób uczestniczących w Polconie.
Klub  –  organizacja non-profit posiadająca osobowość prawną, działająca na terenie RP na rzecz propagowania fantastyki.
Komisja Licząca  –  komisja licząca głosy oddane na Nagrodę przez Uczestników Polconu.
Komisja Nominacyjna  –  komisja licząca głosy oddane na nominacje do Nagrody.
Nagroda  –  Nagroda Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla, zwana w skrócie Nagrodą im. Janusza A. Zajdla.
Organizator  –  Klub organizujący Polcon.
Polcon  –  Ogólnopolski Konwent Miłośników Fantastyki POLCON.
Uczestnik  –  każda osoba fizyczna, która opłaciła akredytację pełną lub akredytację wspierającą na Polcon.

Rozdział II
Ogólnopolski Konwent Miłośników Fantastyki Polcon

§ 3
Zapisy ogólne

1. Polcon jest corocznym ogólnopolskim konwentem miłośników fantastyki.
2. Polcon odbywa się w drugiej połowie roku i trwa nie krócej niż 3 (trzy) dni.
3. Nazwa Polcon jest zastrzeżona wyłącznie do tej jednej imprezy w roku.
4. Organizator Polconu przekazuje z każdej akredytacji pełnej lub wspierającej pewną kwotę na poczet funduszu Nagrody. Wysokość tej kwoty uchwala Forum Fandomu nie później niż na poprzednim Polconie.

§ 4
Uczestnictwo w Polconie

1. W Polconie może brać udział każda osoba fizyczna, która spełnia warunki uczestnictwa w Polconie.
2. Jedna osoba fizyczna, nawet jeśli wykupi kilka akredytacji, może mieć tylko jeden głos na Nagrodę.
3. Polcon musi dopuszczać uczestnictwo pełne, wspierające i akredytację dziecięcą.
4. Uczestnicy, którzy wykupili akredytację pełną mają prawo do otrzymania materiałów Polconu, a także czynnego uczestniczenia w Polconie oraz głosowania na Nagrodę.
5. Uczestnicy, którzy wykupili akredytację wspierającą mają prawo do otrzymania materiałów Polconu oraz korespondencyjnego głosowania na Nagrodę, o ile akredytacja wspierająca została wykupiona najpóźniej 30 dni przed rozpoczęciem Polconu.
6. Akredytacja dziecięca nie uprawnia do otrzymania materiałów i głosowania na Nagrodę. Akredytacja dziecięca:
   1. zwalnia z opłat dzieci do lat 6;
   2. dzieciom od lat 6 do co najmniej 12 przyznaje zniżkę nie mniejszą niż 50 %.
7. Organizator może podjąć decyzję o stworzeniu niepełnej, a w szczególności jednodniowej, akredytacji. Osoby, które wykupią taką akredytację mają prawo do udziału w Polconie w ustalonym przez Organizatora zakresie, jednak nie mogą uczestniczyć w głosowaniu na Nagrodę.
8. Organizator ma prawo zwolnić z opłaty akredytacji pełnej określone grupy uczestników, a w szczególności gości Polconu i przedstawicieli Organizatora, przy zachowaniu przez te osoby uprawnień Uczestnika. Organizator jest zobowiązany do pokrycia za te osoby kosztów opłaty na fundusz Nagrody.

§ 5
Organizator Polconu

1. Organizatorem Polconu może być tylko Klub.
2. Organizator Polconu działa i podejmuje decyzje we własnym imieniu i na własną odpowiedzialność.
3. Do obowiązków organizatora Polconu należy:
   1. przygotowanie miejsca imprezy, odpowiedniego do jej rangi,
   2. zabezpieczenie noclegów i wyżywienia dla Uczestników,
   3. administrowanie bieżącą edycją Nagrody,
   4. zorganizowanie ceremonii wręczenia Nagrody i zapewnienie jej odpowiedniej oprawy,
   5. zorganizowanie w trakcie Polconu Forum Fandomu,
   6. wysłanie kart do głosowania na Nagrodę do osób, które wykupiły akredytację wspierającą w terminie umożliwiającym udział w głosowaniu na Nagrodę.
4. Organizator może zwrócić się o pomoc przy organizacji Polconu do innych klubów, które powinny, w miarę swych możliwości, takiej pomocy udzielić.
5. Organizatorzy przyszłych Polconów powinni wydelegować na Forum Fandomu swojego reprezentanta, który odpowie na pytania dotyczące imprezy.
6. Podczas Forum Fandomu, Organizator przyszłorocznego Polconu powinien zgłosić do zatwierdzenia przez Forum Fandomu:
   1. listę zaproszonych gości honorowych (zwyczajowo: twórca, wydawca, fan),
   2. dokładną datę i miejsce imprezy,
   3. zasady odpłatności uczestników,
   4. wstępny termin nadsyłania zgłoszeń.
7. Po zakończeniu Polconu organizator dokonuje rozliczenia, podejmując stosowne decyzje w przypadku nadwyżki lub niedoboru. Rozliczenia te są przesłane do Klubów, nie później niż w ciągu 4 miesięcy od dnia zakończenia organizowanego Polconu.
8. Po zakończeniu Polconu, lecz nie później niż w ciągu 6 miesięcy od zakończenia Polconu, Organizator przekazuje na fundusz Nagrody ustaloną kwotę stanowiącą część akredytacji pełnej i akredytacji wspierającej. W sytuacjach uzasadnionych Organizator może wystąpić do Klubów z wnioskiem o zmniejszenie tej kwoty. Decyzja Klubów podlega zatwierdzeniu na najbliższym Forum Fandomu.

§ 6
Wybór Organizatora Polconu

1. Organizator Polconu wybierany jest przez Forum Fandomu na Polconie. Wyboru dokonuje się z dwuletnim wyprzedzeniem.
2. Jeśli podczas Forum Fandomu na Polconie nie jest możliwe wyłonienie Organizatora Polconu odbywającego się za dwa lata, Forum Fandomu może przełożyć decyzję i wyznaczyć inny konwent o zasięgu ogólnopolskim, na którym odbędzie się Forum Fandomu, które dokona wyboru. Gdy zorganizowane w ten sposób Forum Fandomu ponownie nie jest w stanie wyłonić Organizatora, Forum Fandomu może po raz kolejny odłożyć decyzję z zastrzeżeniem ust. 3. poniżej.
3. Wybór Organizatora musi zostać dokonany najpóźniej na Polconie na rok przed imprezą.
4. Ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio, gdy uprzednio wybrany Organizator zrezygnuje z organizacji Polconu.
5. Jeśli na wybór Organizatora jest już zbyt późno albo w innych uzasadnionych przypadkach, odpowiednio: Forum Fandomu albo Organizatorzy ostatnich dwóch Polconów w porozumieniu z Klubami, mogą podjąć decyzję o nie organizowaniu Polconu w danym roku. W takim wypadku decyzją przenosi się Forum Fandomu oraz głosowanie i wręczenie Nagrody na inny konwent o zasięgu ogólnopolskim, organizowany w drugiej połowie roku (zwany dalej Konwentem w randze Polconu). Decyzję podejmuje się w porozumieniu z organizatorem Konwentu w randze Polconu.
6. Zapisy niniejszego Regulaminu stosuje się odpowiednio do Konwentu w randze Polconu.

Rozdział III
Forum Fandomu

§ 7
Zapisy Ogólne

1. Każdy Uczestnik Polconu ma prawo uczestniczyć w Forum Fandomu.
2. Forum Fandomu powinno być umieszczone w programie imprezy.
3. Quorum dla Forum Fandomu wynosi 12 uczestników fizycznie obecnych.
4. Forum Fandomu powinno się odbywać o godz. 12:00 w dniu, w którym zaplanowana jest ceremonia wręczenia Nagrody.
5. Porządek obrad Forum Fandomu obejmuje co najmniej:
   1. wybór Organizatora Polconu, odbywającego się za dwa lata,
   2. wybór Komisji Liczącej głosy oddane przez uczestników Polconu, na którym odbywa się dane Forum Fandomu,
   3. wybór Komisji Nominacyjnej w przyszłorocznej edycji Nagrody,
   4. sprawozdanie ze stanu przygotowań do przyszłorocznego Polconu,
   5. zatwierdzenie gości honorowych przyszłorocznego Polconu.
6. Forum Fandomu podejmuje decyzję o kwocie przeznaczanej z akredytacji pełnej lub wspierającej na fundusz Nagrody.

§ 8
Podejmowanie decyzji przez Forum Fandomu

1. Decyzje na Forum Fandomu podejmowane są zwykłą większością głosów, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Wybór Organizatorów przyszłych Polconów oraz dokonywanie zmian w Regulaminie wymagają większości bezwzględnej.
3. Na wniosek co najmniej dwóch Klubów przewodniczący zarządza głosowanie Klubów. Dotyczy to także decyzji wcześniej przegłosowanych przez uczestników danego Forum Fandomu.
4. W głosowaniu Klubów bierze udział nie więcej niż po dwóch przedstawicieli każdego z Klubów, obecnych na Forum Fandomu. W głosowaniu Klubów decyzje zapadają zwykłą większością głosów. Wyniki głosowania Klubów są ostateczne, z zastrzeżeniem § 16 ust. 3.
5. Klub może być reprezentowany przez członka Zarządu Klubu; w innych wypadkach konieczne jest udzielenie pełnomocnictwa.

§ 9
Końcowe

1. Wszelkie komisje i komitety powołane przez Forum Fandomu na danym Polconie, zaprzestają działalności i rozwiązują się najpóźniej po zakończeniu Forum Fandomu na następnym Polconie – chyba że Forum w głosowaniu przedłuży ich mandat.
2. W ciągu 30 dni po zakończeniu Polconu Organizator przekazuje protokół z Forum Fandomu Organizatorowi następnego Polconu oraz, na życzenie, udostępnia go Klubom.
3. W szczególnych przypadkach Forum Fandomu odbywające się podczas danego Polconu może nadać jednorazowo uprawnienia do rozstrzygnięcia konkretnej kwestii dotyczącej Polconu lub Nagrody podczas innego konwentu.

Rozdział IV
Nagroda Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla

§ 10
Zapisy Ogólne

1. Nagroda Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla jest coroczną nagrodą w dziedzinie fantastyki, przyznawaną – w formie statuetki i dyplomu – autorom polskich utworów literackich.
2. O przyznaniu Nagrody decyduje głosowanie Uczestników Polconu.
3. Fundusz Nagrody pochodzi z wpłat Uczestników Polconu.

§ 11
Utwory kandydujące do Nagrody i Kategorie

1. Do Nagrody mogą kandydować wszystkie utwory literackie, których pierwsze wydanie w:
   1. książce posiadającej numer ISBN
   lub
   2. czasopiśmie drukowanym posiadającym numer ISSN
   ukazało się do 31 marca roku przyznania Nagrody z datą roku poprzedniego; oraz te, które z powodów wydawniczych nie mogły kandydować w roku poprzednim, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Komisja Nominacyjna może dopuścić do listy nominacji utwór opublikowany w innym miejscu niż wymienione w ust. 1, w sytuacji gdy utwór ten otrzyma wystarczającą do uzyskania nominacji liczbę głosów i nie kandydował do Nagrody w latach poprzednich.
3. Utwór, o którym mowa w ust. 2, nie może już być nominowany w następnych latach.
4. Nagroda przyznawana jest w dwóch kategoriach:
   1. powieść,
   2. opowiadanie.
   Za powieść uznaje się utwór o objętości powyżej stu stron znormalizowanych (1800 znaków na stronę). Objętość utworu oblicza się według procedury opisanej w instrukcji stanowiącej Załącznik nr 2 do Regulaminu (Załącznik nr 2).
5. Komisja Nominacyjna ma prawo podjąć decyzję o przesunięciu nominowanego utworu do innej kategorii i zsumowanie głosów oddanych na niego w różnych kategoriach zgodnie z zapisem § 12 ust 7, gdy:
   1. Jego długość nie odbiega bardziej niż 20% od wartości granicznej, oraz:
   2. Na dany utwór oddano znaczną liczbę głosów w innej kategorii niż wynika to z liczby stron wyliczonych zgodnie z procedurą opisaną w Załączniku nr 2, lub wystąpiły inne istotne przyczyny.
6. W trakcie swoich prac Komisja Nominacyjna ma prawo zasięgać opinii osób trzecich (filologów, autorów, wydawców i innych).

§ 12
Wyłanianie utworów nominowanych do Nagrody

1. Kandydatury do Nagrody ma prawo zgłaszać każdy czytelnik fantastyki (zwany dalej Zgłaszającym) na ręce Komisji Nominacyjnej, nie później niż do 15 czerwca. Zgłoszenie dla swej ważności powinno zawierać imię i nazwisko Zgłaszającego oraz jego adres. W przypadku zgłoszeń oddanych wyłącznie drogą elektroniczną, Zgłaszający zobowiązany jest podać dodatkowo numer telefonu. Komisja Nominacyjna uprawniona jest do weryfikacji zgłoszeń oraz odrzucenia zgłoszenia w razie niemożliwości jego weryfikacji.
2. Zgłaszający może zgłosić maksymalnie po pięć utworów w każdej kategorii, jednak żadnego utworu nie ma prawa zgłosić więcej niż raz.
3. Dzieła będące częścią cyklu kandydują jako odrębne teksty.
4. Dzieła ukazujące się w odcinkach kandydują w roku publikacji ich ostatniego odcinka.
5. W sytuacjach wątpliwych dotyczących ust. 3 i 4 decyzję podejmuje Komisja Nominacyjna.
6. Wszelkie publikowane listy utworów mają charakter wyłącznie pomocniczy. Umieszczenie lub pominięcie na nich danego określonego utworu nie ma wpływu na decyzje Komisji Nominacyjnej.
7. W przypadku utworów będących na granicy poszczególnych kategorii, a w szczególności utworów o których mowa w § 11 ust. 5, Komisja Nominacyjna podejmuje decyzję o zaliczeniu danemu utworowi głosów oddanych na niego w innej kategorii, niż się ostatecznie znalazł.
8. Na podstawie zgłoszeń Komisja Nominacyjna wybiera w każdej kategorii maksymalnie pięć utworów, które otrzymały największą ilość głosów, z zastrzeżeniem ust 9.
9. W przypadku równomiernego rozkładu głosów liczba nominacji może zostać zmieniona Decyzję o tym podejmuje Komisja Nominacyjna.
10. Autorzy, których utwory zostały nominowane, są zapraszani jako goście Polconu na dzień wręczania Nagrody.

§ 13
Wybór laureatów Nagrody

1. Opieczętowane karty do głosowania wydawane są Uczestnikom wraz z materiałami Polconu. Uczestnicy składają wypełnione karty do godziny 12:00 w dniu wręczenia Nagrody. Głosy od Uczestników, którzy wykupili akredytację wspierającą muszą dotrzeć do Organizatorów najpóźniej dzień przed rozpoczęciem Polconu, głosy te Organizator przekazuje Komisji Liczącej.
2. Wręczenie Nagrody powinno nastąpić w przedostatnim dniu Polconu.
3. Druk karty, oprócz wszystkich nominacji w kolejności alfabetycznej autorów, musi zawierać rubrykę „Bez nagrody” w każdej kategorii.
4. Głosowanie odbywa się przez zaznaczenie kolejności preferencji nominowanych utworów.
5. Głosy liczone są przez Komisje Liczącą systemem preferencyjnym, tzw. australijskim, na podstawie oddzielnego regulaminu stanowiącego Załącznik nr 1 niniejszego dokumentu.
6. W przypadku zwycięstwa w danej kategorii pozycji „Bez nagrody” Nagrody w tej kategorii w danym roku nie przyznaje się.

§ 14
Tajność

1. Ponieważ celem głosowania nad Nagrodą jest wyłonienie najlepszego utworu w odpowiednich kategoriach, a nie ustalanie klasyfikacji, wszelkie dane pośrednie pozwalające dokonać takiej klasyfikacji – takie jak liczba głosów oddanych na poszczególne utwory w nominacjach oraz cząstkowe wyniki obliczeń komisji podczas Polconu – pozostają tajne.
2. Komisja Nominacyjna ma prawo do opublikowania danych statystycznych nienaruszających ust. 1, takich jak:
   • Liczba utworów, na które oddano przynajmniej jeden głos dla każdej kategorii,
   • Liczba autorów, na których utwory oddano przynajmniej jeden głos dla każdej kategorii,
   • Liczba wydawnictw i tytułów czasopism, które opublikowały teksty, na które oddano głos,
   • Minimalny procent głosujących, którzy musieli oddać głos na utwór w danej kategorii, by uzyskał on nominację w danym roku.

§ 15
Zgłaszanie Zastrzeżeń do Nagrody

1. Wszelkie zastrzeżenia do listy nominacji powinny zostać zgłoszone w ciągu 7 (siedmiu) dni od dnia ogłoszenia listy utworów nominowanych. Zastrzeżenie musi być złożone w formie pisemnej na ręce Komisji Nominacyjnej lub Organizatorów Polconu, podczas którego nastąpi wręczenie Nagrody w danej edycji. Po tym terminie zastrzeżenia nie mogą mieć wpływu na listę utworów nominowanych.
2. Komisja Nominacyjna w ciągu 7 (siedmiu) dni od wpłynięcia zastrzeżenia podejmuje decyzję o jego uznaniu lub nie uznaniu i bez zbędnej zwłoki wysyła pisemną odpowiedź do zgłaszającego zastrzeżenie. W razie potrzeby Komisja dokonuje uprzednio powtórnego przeliczenia głosów.
3. Zastrzeżenia do przebiegu głosowania należy zgłaszać w formie pisemnej:
   1. Do godziny 12.00 w dniu wręczenia Nagrody na ręce Organizatorów Polconu, podczas którego dane głosowanie ma miejsce,
   2. Między godziną 12.00 a 12.30 w dniu wręczenia Nagrody na ręce przewodniczącego Forum Fandomu odbywającego się na tym Polconie.
   Zastrzeżenie jest rozpatrywane przez Forum Fandomu na tym Polconie. Po tym terminie zastrzeżenia do procesu zbierania głosów nie mogą mieć wpływu na wyniki danej edycji Nagrody.
4. Zastrzeżenia do procesu wyłonienia laureatów należy zgłaszać w formie pisemnej do godziny 10.00 następnego dnia od daty wyłonienia laureatów na ręce Organizatora Polconu, podczas którego miało miejsce liczenie głosów. W uzasadnionych sytuacjach Organizator może nakazać powtórne przeliczenie głosów. W takim przypadku Komisja Licząca może poprosić o udział w liczeniu niezależnego obserwatora. Obserwator zobowiązany jest do zachowania tajemnicy zgodnie z zapisami § 14.
5. Zastrzeżenia zgłoszone po terminie wymienionym w ust. 4. nie mogą mieć wpływu na wyniki danej edycji Nagrody, a w szczególności na listę wyłonionych laureatów.
6. W innych sytuacjach wszelkie zastrzeżenia powinny być zgłaszane na ręce Organizatorów Polconu, na którym Nagroda w danej edycji była wręczana.

Rozdział V
Zapisy końcowe

§ 16

1. Decyzje dotyczące Polconu oraz Nagrody mogą zapadać wyłącznie podczas Forum Fandomu na Polconie lub Konwencie w randze Polconu – jeśli niniejszy Regulamin nie stanowi inaczej.
2. Zmiany niniejszego Regulaminu może wprowadzać wyłącznie Forum Fandomu na Polconie lub Konwencie w randze Polconu, o ile Regulamin nie stanowi inaczej.
3. Decyzje Forum Fandomu, dotyczące Polconu, Nagrody bądź zmian niniejszego Regulaminu, z wyłączeniem wyboru Organizatora oraz spraw, wymienionych w § 5 ust. 6, wymaga ratyfikacji, tj. ponownego przegłosowania w czasie Forum Fandomu na następnym Polconie lub Konwencie w randze Polconu. W przeciwnym razie przestają one obowiązywać z chwilą zakończenia Forum Fandomu na następnym Polconie lub Konwencie w randze Polconu.

Załączniki:

1. Załącznik nr 1 – Regulamin liczenia głosów na Nagrodę Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla
2. Załącznik nr 2 – Instrukcja liczenia liczby stron utworu.

Regulamin ten został uchwalony wymaganą większością głosów przez Forum Fandomu podczas Polconu 2005, w Błażejewku, dnia 24 sierpnia 2005 roku i zatwierdzony 28 sierpnia 2006 przez Forum Fandomu podczas Polconu 2006 w Lublinie z wyjątkiem:

• Punktu 1 § 12 regulaminu
• Punktów 2–4 załącznika nr 1

Brzmienie powyższych fragmentów zostało uchwalone większością głosów w dniu 29 sierpnia 2009 roku przez Forum Fandomu podcas Polconu w Łodzi i zatwierdzone 28 sierpnia 2010 przez Forum Fandomu podczas Polconu 2010 w Cieszynie.

Serdecznie dziękujemy Karolinie Wiśniewskiej oraz wszystkim uczestnikom listy mailowej poświęconej Regulaminowi za pomoc w pracach nad Regulaminem.

Ostatnie zmiany: 27 sierpnia 2012r.
© Joanna Słupek, Szymon Sokół, Związek Stowarzyszeń Fandom Polski